Zásady zpracování osobních údajů – GDPR

Zásady zpracování osobních údajů – GDPR

  1. Identifikace správce a kontaktní údaje. Správcem údajů je společnost Správce Energií s.r.o., IČO: 07612508, se sídlem Jaurisova 515/4, 140 00  Praha 4 – Michle, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 304042 (dále jen „Správce“). Kontaktní údaje Správce: email: kontakt@spravceenergii.c

 

  1. Zpracovávané osobní údaje. Správci jsou nebo mohou být subjektem údajů poskytovány následující osobní údaje subjektu údajů (zákazníka):
    1. identifikační a adresní údaje (jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, údaje o dokladu totožnosti, adresa trvalého či přechodného bydliště, kontaktní adresa, místo a stát narození, státní příslušnost, adresa a číslo odběrného místa, IČ, sídlo podnikání);
    2. kontaktní údaje (telefonní číslo, e-mailová adresa);
    3. další osobní údaje spojené se smluvním vztahem (číslo bankovního účtu, spojovací číslo SIPO, údaje o zálohách a stávajícím dodavateli, údaje o spotřebě);
    4. hlasové záznamy zákazníka (pořízené při telefonických hovorech se Správcem či zpracovatelem Správce);
    5. osobní údaje, které vznikají jako výsledek adresných analýz spotřebitelského chování subjektu údajů, profilování, záznamů o spotřebitelské historii, prediktivních modelů, atd., a dále osobní údaje získané od subjektu údajů jinak;
    6. biometrický dynamický podpis, popř. běžný podpis.

 

  1. Účely zpracování. Osobní údaje budou manuálně, elektronicky a v případech uvedených níže i automatizovaně zpracovávány za níže uvedeným účelem a po níže uvedenou dobu:
    1. osobní údaje označené v bodě 2. písm. a) až c) za účelem uzavření a plnění smlouvy, tj. zejména pro účely provedení výběru vhodného dodavatele energií pro subjekt údajů a uzavření smlouvy s vybraným dodavatelem energií (či s dodavatelem jiných vybraných služeb či produktů) jménem subjektu údajů, a to vše po dobu trvání smlouvy;
    2. osobní údaje označené v bodě 2. písm. a) až c) za účelem ochrany právních nároků Správce a subjektu údajů, zvýšení ochrany práv Správce a subjektu údajů, a to např. v případě sporu se zákazníkem či s dodavatelem energií, a to vše po dobu 10 let od ukončení smluvního vztahu se Správcem;
    3. osobní údaje označené v bodě 2. písm. a) až b) dále za účelem poskytování obchodních nabídek a obchodních sdělení souvisejících s uzavřenou smlouvou (přímý marketing), jakož i souvisejících s jinými službami či zbožím poskytovaných Správcem, šířených elektronickými, listinnými i hlasovými prostředky, dále pak zasílání informačních zpráv souvisejících s plněním smlouvy, a to vše po dobu trvání smluvního vztahu se Správcem a dále po dobu 5 let od ukončení smluvního vztahu se Správcem;
    4. osobní údaje označené v bodě 2. písm. d) za účelem ochrany právních nároků Správce a subjektu údajů, zvýšení ochrany práv Správce a subjektu údajů (verifikace uzavření smlouvy a poskytnutých osobních údajů) a zkvalitnění poskytovaných služeb, a to vše po dobu trvání smluvního vztahu se Správcem a dále po dobu 10 let od ukončení smluvního vztahu se Správcem;
    5. osobní údaje označené v bodě 2. písm. e) za účelem analýzy spotřebitelského chování subjektu údajů včetně prediktivních modelů, včetně následného poskytování jakýchkoliv obchodních nabídek a obchodních sdělení (týkajících se jakýchkoliv produktů a služeb Správce či jiných osob), šířených elektronickými, listinnými i hlasovými prostředky, a to vše po dobu trvání smluvního vztahu se Správcem a dále po dobu 5 let od ukončení smluvního vztahu se Správcem, přičemž při těchto činnostech je mimo jiné využíváno profilování, prediktivní modely, adresné analýzy spotřebitelského chování, a mohou být používána i automatizovaná rozhodování;
    6. osobní údaje označené v bodě 2. písm. a) až b) a e) za účelem kontaktování subjektu údajů za účelem průzkumu trhu a marketingových výzkumů, včetně následného zpracování výsledků těchto průzkumů a výzkumů, a to vše po dobu trvání smluvního vztahu se Správcem a dále po dobu 5 let od ukončení smluvního vztahu se Správcem, přičemž při těchto činnostech je mimo jiné využíváno profilování, prediktivní modely, adresné analýzy spotřebitelského chování, a mohou být používána i automatizovaná rozhodování;
    7. osobní údaje označené v bodě 2. písm. f) za účelem uzavření a plnění smlouvy a dále za účelem ochrany právních nároků Správce a subjektu údajů, zvýšení ochrany práv Správce a subjektu údajů, zefektivnění a zjednodušení uzavírání smluv a zkvalitnění poskytovaných služeb, a to vše po dobu trvání smluvního vztahu se Správcem a dále po dobu 10 let od ukončení smluvního vztahu se Správcem;
    8. osobní údaje označené v bodě 2. písm. a) – údaje o dokladu totožnosti, místo a stát narození, státní příslušnost, za účelem ochrany práv Správce a také za účelem plnění smlouvy, kdy je ze strany dodavatelů energií popř. jiných služeb a produktů vyžadována verifikace identifikačních údajů pouze na základě kopie dokladu totožnosti.

 

  1. Právní základ pro zpracování.
    1. Zpracování osobních údajů označených v bodě 2. písm. a) až c) a f) je nezbytné pro plnění smlouvy, bez jejich poskytnutí a zpracování nelze smlouvu uzavřít a plnit, tedy právním titulem je plnění smlouvy, v případě účelů uvedených v bodě 3 odst. (ii) (iii) a (viii) jsou tyto údaje zpracovávány na základě oprávněného zájmu Správce;
    2. osobní údaje označené v bodě 2. písm. d) jsou zpracovávány na základě oprávněného zájmu Správce. Tento oprávněný zájem Správce spočívá v ochraně právních nároků Správce a subjektu údajů, zvýšení ochrany práv Správce a subjektu údajů, zejména při předcházení podvodům;
    3. osobní údaje označené v bodě 2. písm. a) a b) jsou dále též zpracovávány na základě oprávněného zájmu Správce, přičemž tento oprávněný zájem spočívá v přímém marketingu a komerčních zájmech Správce (zasílání obchodních sdělení, obchodních nabídek služeb a produktů Správce, souvisejících s uzavřenou Smlouvou);
    4. osobní údaje označené v bodě 2. písm. a), b), e) jsou zpracovávány dále též na základě uděleného souhlasu subjektu údajů (pokud byl souhlas udělen), pokud jsou údaje zpracovávány za účelem uvedeným v bodě 3. odst. (v) a (vi).

 

  1. Způsob a zásady zpracování osobních údajů, poučení o právech
    Správce je oprávněn zpracovávat osobní údaje manuálně nebo automatizovaně prostřednictvím svých k tomu oprávněných zaměstnanců nebo prostřednictvím specializované společnosti. Osobní údaje jsou uchovávány v zabezpečených databázích. Správce prohlašuje, že veškeré zpracování osobních údajů subjektu údajů, popřípadě jejich nezbytné předávání, bude prováděno plně s ohledem na soukromí subjekt údajů a v souladu s platnými právními předpisy, zejména s platnými právními předpisy upravujícími ochranu osobních údajů a s právními předpisy regulujícími zprostředkovatelskou činnost Správce. Subjekt údajů může v souvislosti se zpracováním osobních údajů vůči Správci uplatnit práva uvedená níže, a to zejména:
    – elektronicky na e-mailové adrese uvedené výše v této informaci;
    – písemně na korespondenční adresu Správce uvedenou výše v této informaci. 

    a) Právo na přístup, opravu, omezení a výmaz osobních údajů
    Subjekt údajů má právo získat od Správce informace, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány. Pokud Správce osobní údaje subjektu údajů zpracovává, je povinen poskytnout subjektu údajů bezplatně kopii zpracovávaných osobních údajů. Za další kopie na žádost subjektu údajů může Správce účtovat přiměřený poplatek. Subjekt údajů má dále právo na opravu nepřesných osobních údajů, které se ho týkají a na doplnění neúplných osobních údajů s přihlédnutím k účelům zpracování, a to i prostřednictvím poskytnutí dodatečného prohlášení. Subjekt údajů má rovněž právo na omezení zpracování jeho osobních údajů, v kterémkoli z těchto případů:
    – subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, v tomto případě bude zpracování omezeno na dobu potřebnou k tomu, aby Správce mohl přesnost osobních údajů ověřit;
    – zpracování osobních údajů je protiprávní, subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití;
    – Správce již osobní údaje nepotřebuje pro stanovený účel zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
    – subjekt údajů uplatnil právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, v tomto případě bude zpracování omezeno, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Správce převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů.

    Na žádost subjektu údajů Správce bez zbytečného odkladu vymaže jeho osobní údaje, pokud je dán některý z níže uvedených důvodů:
    – osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
    – subjekt údajů odvolá souhlas, na jehož základě byly údaje zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;
    – subjekt údajů vznese námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování nebo subjekt údajů vznese námitky proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu;
    – osobní údaje jsou zpracovávány protiprávně;
    – osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené právem Evropské unie nebo členského státu, které se na Správce vztahuje;

    b) Právo na přenositelnost osobních údajů
    Subjekt údajů má právo získat osobní údaje, které se ho týkají, které poskytl Správci a které jsou zpracovávány automatizovaně, pokud je současně splněna některá z níže uvedených podmínek:
    – osobní údaje jsou zpracovávány pro konkrétní účel/-y na základě souhlasu subjektu údajů;
    – jedná se o zvláštní kategorii osobních údajů zpracovávaných pro jeden nebo více stanovených účelů na základě výslovného souhlasu uděleného subjektem údajů; nebo
    – zpracování osobních údajů je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů.

    c) Právo vznést námitku
    V případě zpracování osobních údajů na základě právního titulu oprávněného zájmu Správce (např. přímý marketing, dále viz bod 4. výše) má subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů z důvodů, které v námitce popíše. V případě přijetí námitky Správce osobní údaje přestane zpracovávat (ponechá si je pouze uložené) a provede posouzení, zda má závažné oprávněné důvody pro jejich zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Pokud Správce dojde k závěru, že takové důvody má, informuje o tom subjekt údajů, sdělí mu zároveň možnosti další obrany a ve zpracování osobních údajů pokračuje. Pokud Správce naopak dojde k závěru, že dostatečné důvody pro zpracování osobních údajů nemá, subjekt údajů o tom informuje, zpracování ukončí a provede výmaz osobních údajů.

    d) Vyřizování žádostí subjektu údajů při uplatnění jejich práv u Správce
    Správce umožňuje subjektu údajů podání žádostí v různých formách (zejm. v listinné podobě, elektronicky). Jestliže subjekt údajů podává žádost v elektronické formě, budou informace poskytnuty v běžně používané elektronické formě, ledaže by subjekt údajů ve své žádosti uvedl, že požaduje jiný způsob poskytnutí informací. O opatřeních přijatých na základě žádosti subjektu údajů informuje Správce subjekt údajů do jednoho měsíce od přijetí žádosti, nejpozději však do tří měsíců od přijetí žádosti, byla-li lhůta v případě odůvodněné potřeby prodloužena.

    e) Právo podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů:
    Subjekt údajů má právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, případně u jiného příslušného dozorového úřadu v souvislosti se zpracováním osobních údajů.

 

  1. Příjemci osobních údajů. Správce údajů může jakékoliv osobní údaje subjektu (avšak jen v nezbytném rozsahu) předat jiným osobám – zpracovatelům, které mohou se správcem údajů spolupracovat na plnění smlouvy v případě, že správce údajů tyto jednotlivé kroky nezajišťuje sám, nebo mohou zajišťovat úkony v souvislosti s fungováním správce (jedná se zejména o společnosti provozující callcentrum za účelem verifikace údajů obsažených ve smlouvě a za účelem zkvalitnění služeb, poskytovatele IT služeb a softwarových řešení, obchodní zástupci za účelem zajištění platného uzavírání smluv, externí účetní a auditorské společnosti, advokátní kancelář, aj.). V případě uzavření smlouvy o dodávkách energií s vybraným dodavatelem energií jménem subjektu údajů budou osobní údaje subjektu údajů, uvedené v bodě 2. písm. a) až c) a písm. f), předány vybranému dodavateli energií, a to za účelem plnění dodavatelské smlouvy (tedy za účelem provádění dodávek energií). Osobní údaje nebudou předávány ani zpřístupňovány žádným příjemcům ve třetích zemích nebo mezinárodních organizacích.

 

  1. Ostatní informace. Požadavek na zpracování veškerých osobních údajů poskytovaných Správci je požadavkem smluvním, nikoliv zákonným. Poskytnutí osobních údajů tudíž není povinné.
    Osobní údaje uvedené v bodě 2. písm. a) až c) a písm. f) jsou osobními údaji, bez nichž nelze řádně poskytovat služby či produkty dodávané Správcem dle smlouvy, tedy bez nich nelze smlouvu uzavřít. Neposkytnutí těchto osobních údajů by mělo za následek nemožnost poskytnutí služby či produktu dodávaných Správcem, a tedy i nemožnost uzavřít smlouvu.
    Osobní údaje uvedené v bodě 2. písm. d) jsou osobními údaji, jejichž poskytnutím je zajištěna ochrana subjektu údajů i Správce a jejich právních nároků (verifikace uzavření smlouvy a poskytnutých údajů) a vede ke zkvalitnění služeb. Neposkytnutí těchto osobních údajů by mělo za následek zvýšení právní nejistoty stran.
    Osobní údaje uvedené v bodě 2. písm. e) jsou osobními údaji, jejichž poskytnutím je umožněno Správci nabízení nových služeb a produktů, informování o nových či výhodnějších možnostech, službách a produktech Správce či jiných osob. Neposkytnutím těchto osobních údajů vznikne nemožnost Správce tyto činnosti pro subjekt údajů provádět.